Van Excel naar één systeem: wanneer is een ERP-systeem iets voor uw mkb?

Bijna elk bedrijf begint in Excel. Het is gratis, flexibel en iedereen kent het. Maar op een dag staat de planning in het ene bestand, de klantgegevens in het andere en de facturen in een derde, en weet niemand meer welke versie klopt. Dan is het tijd om na te denken over één systeem. In dit artikel leest u wanneer een ERP-systeem iets voor uw mkb is.

Wat is een ERP-systeem (in gewone taal)?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning, maar laat u niet afschrikken door de term. In de praktijk is een ERP-systeem simpelweg één centraal systeem waarin uw belangrijkste processen samenkomen: verkoop, planning, voorraad, uren, inkoop en facturatie. Omdat alles in hetzelfde systeem zit, hoeft u gegevens maar één keer in te voeren en zien medewerkers altijd dezelfde, actuele informatie.

7 signalen dat Excel en losse tools u tegenhouden

1. 1U typt dezelfde gegevens over van het ene bestand of programma naar het andere.
2. 2Er zijn meerdere versies van 'het' bestand en niemand weet welke leidend is.
3. 3Fouten in adressen, prijzen of voorraad sluipen erin en kosten tijd om te herstellen.
4. 4U kunt geen actueel overzicht trekken zonder eerst bestanden samen te voegen.
5. 5Nieuwe medewerkers inwerken kost veel tijd door alle losse 'systeempjes'.
6. 6Klanten of collega's wachten op informatie die ergens in een mailbox of bestand zit.
7. 7Groei voelt zwaar: meer omzet betekent vooral meer handwerk.

Verschil tussen een boekhoudpakket en een ERP-systeem

Een veelgemaakte denkfout: 'ik heb toch al een boekhoudpakket?'. Een boekhoudpakket regelt uw cijfers, facturen en aangiften. Een ERP-systeem regelt het werk dat dáárvoor komt: de offerte, de planning, de uitvoering en de uren, en levert de factuurgegevens netjes aan uw boekhouding. Ze vullen elkaar dus aan in plaats van dat het een keuze is. Sterker nog, een goede koppeling tussen beide voorkomt dubbel werk.

Wat een ERP-systeem oplevert (en waar het tegenvalt)

Waar het tegenvalt? Een ERP-systeem is geen toverstaf. Het vraagt een doordachte inrichting, schone data en draagvlak bij uw team. Een te zwaar standaardpakket waar u zich naartoe moet wringen, frustreert juist. Daarom is de aanpak minstens zo belangrijk als de software.

Wat kost een ERP-systeem voor het mkb?

Eerlijk antwoord: dat loopt sterk uiteen. Standaard ERP-software rekent vaak met een bedrag per gebruiker per maand, plus eenmalige implementatiekosten voor inrichting en migratie. Voor het mkb begint dat bescheiden en loopt het op naarmate u meer modules en maatwerk wilt. Belangrijker dan de sticker is de terugverdientijd: reken uit hoeveel uren u nu kwijt bent aan overtypen en zoeken, en wat die uren waard zijn.

Standaardpakket, maatwerk of losse tools slim koppelen?

Er zijn grofweg drie wegen. Een standaardpakket is snel live maar dwingt u in een vaste manier van werken. Losse tools slim koppelen houdt u flexibel, maar kent grenzen naarmate het complexer wordt. Software op maat wordt om uw proces heen gebouwd en groeit met u mee. Welke route past, hangt af van hoe uniek uw proces is en hoe hard u wilt groeien.

Stappenplan: zo migreert u van Excel naar één systeem

1. 1

   Breng uw proces in kaart

   Teken uit hoe een order door uw bedrijf loopt, van aanvraag tot factuur. Waar zit het overtypen?

2. 2

   Kies uw grootste knelpunt

   Begin niet met alles tegelijk. Pak het proces dat de meeste tijd of fouten kost.

3. 3

   Maak uw data schoon

   Een nieuw systeem met rommelige data is rommel in een nieuw jasje. Ruim eerst op.

4. 4

   Bouw of richt in, en test klein

   Zet het eerste proces live met een kleine groep en stuur bij voordat u uitrolt.

5. 5

   Breid stap voor stap uit

   Sluit volgende processen aan zodra het vorige draait. Zo blijft uw bedrijf gewoon doorlopen.